Hồ sơ nhân sự: Nền tảng quản trị hiệu quả cho doanh nghiệp

Hồ sơ nhân sự là yếu tố thiết yếu trong quản trị nội bộ, từ tuyển dụng đến đảm bảo quyền lợi lao động. Chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn không chỉ đáp ứng pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp. Bài viết này, Nhân sự Topaz sẽ chia sẻ cách chuẩn hóa hồ sơ theo từng loại hình lao động, phù hợp thực tiễn doanh nghiệp. 

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc của một cá nhân. Từ khi ứng tuyển đến khi chấm dứt hợp đồng.

Đây là căn cứ pháp lý và công cụ hỗ trợ quản lý, đánh giá năng lực, định hướng chính sách nhân sự hiệu quả.

Xây dựng hồ sơ nhân sự không chỉ là việc sắp xếp giấy tờ, mà còn là minh chứng cho sự minh bạch. Tuân thủ quy định và thái độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Xem thêm: Dịch vụ quản lý điều hành nhân sự – Uy tín – Chất lượng tại Topaz

Thành phần cơ bản của một bộ hồ sơ nhân sự chuẩn

Hồ sơ nhân sự chung

Một bộ hồ sơ cần có những giấy tờ cơ bản như sau:

• Thông tin cá nhân: Bản sao CCCD/CMND, sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận tạm trú. Sơ yếu lý lịch có dấu xác nhận địa phương, ảnh thẻ 3×4 (từ 2–4 tấm).
• Tài liệu về học vấn, chuyên môn: Bằng cấp, chứng chỉ nghề nghiệp. Giấy chứng nhận đào tạo liên quan trực tiếp đến vị trí ứng tuyển.
• Hợp đồng lao động: Tuỳ theo thỏa thuận giữa hai bên. Hợp đồng có thể là thử việc, có thời hạn hoặc không thời hạn.
• Các giấy tờ liên quan đến BHXH – BHYT thường gặp như mẫu TK1-TS. Bản sao sổ BHXH (nếu có) và giấy tờ đăng ký BHYT do người lao động cung cấp.
• Các quyết định nhân sự nội bộ như: Tiếp nhận, bổ nhiệm, luân chuyển vị trí. Điều chỉnh lương hoặc các hình thức khen thưởng đều cần được lưu vào hồ sơ.
• Một số giấy tờ bổ sung như: Cam kết bảo mật, biên bản bàn giao công cụ làm việc. Cam kết sau đào tạo hay các mẫu biểu quy định riêng của doanh nghiệp cũng cần được đính kèm.

Hồ sơ nhân sự theo từng hình thức lao động

Doanh nghiệp sẽ yêu cầu bổ sung giấy tờ phù hợp với loại hợp đồng, vị trí công việc và quy định riêng của từng đơn vị. Việc chuẩn hóa ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thông tin. Đồng thời đảm bảo tính pháp lý khi cần thiết.

Đối với lao động thử việc

Thử việc là giai đoạn quan trọng để xem xét mức độ phù hợp giữa ứng viên và công việc. Ngay cả khi chỉ đang trong giai đoạn thử việc. Ứng viên vẫn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ với các giấy tờ cần thiết như:

• Bản photo CCCD/CMND, sơ yếu lý lịch có công chứng.
• Ảnh thẻ (3×4 hoặc 4×6 tùy theo yêu cầu công ty).
• Bằng cấp, chứng chỉ có liên quan.
• Hợp đồng thử việc có đủ chữ ký hai bên.
• Giấy khám sức khỏe (có thể nộp bổ sung).
• CV hoặc thư giới thiệu (nếu có).
• Cam kết bảo mật thông tin, cùng các biên bản bàn giao thiết bị nếu có phát sinh.

Lưu ý: Do chưa có mã số BHXH chính thức. Nên doanh nghiệp thường chưa yêu cầu tài liệu liên quan đến bảo hiểm ở giai đoạn này.

Đối với nhân viên chính thức

Sau thời gian thử việc, nếu được tiếp nhận chính thức, hồ sơ nhân sự của người lao động cần được cập nhật và bổ sung thêm các loại giấy tờ mang tính pháp lý và hành chính rõ ràng hơn:

• Hợp đồng lao động chính thức (có thể là xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn).
• Quyết định tiếp nhận chính thức từ doanh nghiệp.
• Bảng đánh giá kết quả thử việc.
• Hồ sơ BHXH: Mẫu TK1-TS, bản photo sổ BHXH (nếu đã từng tham gia), đơn đề nghị tham gia BHYT.
• Các quyết định nhân sự liên quan như bổ nhiệm vị trí mới. Thay đổi mức lương, điều chuyển phòng ban (nếu có).
• Các cam kết về bảo mật. Thời hạn hợp tác và biên bản nhận thiết bị phục vụ công việc (nếu được cung cấp).
• Số tài khoản ngân hàng để doanh nghiệp dùng làm căn cứ chi trả lương hàng tháng.

Lưu ý: Đây là thời điểm quan trọng để đảm bảo hồ sơ được lưu trữ đúng và đầy đủ. Vì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các quyền lợi về sau của người lao động.

Đối với cộng tác viên (CTV)

Cộng tác viên thường làm việc theo dự án, thời vụ hoặc theo thỏa thuận riêng. Vì vậy hồ sơ của nhóm đối tượng này có thể linh hoạt hơn. Để quá trình quản lý được rõ ràng và minh bạch, hồ sơ cần được bổ sung thêm:

• Bản sao CCCD/CMND có công chứng.
• Thỏa thuận hoặc hợp đồng hợp tác với nội dung công việc. Thời gian làm việc và quyền, nghĩa vụ được ghi rõ ràng từ hai phía.
• Số tài khoản cá nhân để nhận thù lao theo hợp đồng.
• Bằng cấp hoặc hồ sơ năng lực liên quan (nếu công việc đòi hỏi chuyên môn).
• Tài liệu xác nhận việc hoàn thành và bàn giao công việc sau khi dự án kết thúc.
• Văn bản cam kết bảo mật, nhất là trong các trường hợp tiếp cận thông tin nhạy cảm như dữ liệu khách hàng hoặc sản phẩm trí tuệ.

Lưu ý: Mặc dù không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc. Nhưng doanh nghiệp vẫn nên lưu trữ hồ sơ cộng tác viên để đối chiếu và sử dụng trong các báo cáo nội bộ hoặc kiểm toán nếu cần.

Tổng hợp cách lưu trữ hồ sơ nhân sự

Dù là doanh nghiệp lớn hay vừa và nhỏ. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách bài bản không chỉ giúp tối ưu quy trình quản lý mà còn tránh rủi ro pháp lý. Dưới đây là một số cách lưu trữ phổ biến mà anh/chị có thể cân nhắc áp dụng tùy theo quy mô và nhu cầu thực tế:

Lưu trữ hồ sơ bản cứng (giấy)

Đây là cách truyền thống, vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng để lưu những giấy tờ quan trọng như hợp đồng lao động, giấy khám sức khỏe, bản sao giấy tờ tùy thân… Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bố trí nơi lưu trữ riêng biệt, thoáng mát và có phân loại rõ ràng theo từng phòng ban hoặc mã nhân viên.

Lưu trữ trên file Excel

Với doanh nghiệp nhỏ, quản lý thông tin bằng file Excel là cách đơn giản và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, phương pháp này khá dễ thất thoát hoặc sai lệch dữ liệu nếu không có phân quyền chặt chẽ, hoặc khi nhân sự thay đổi.

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Đối với doanh nghiệp có từ vài chục đến vài trăm nhân sự. Việc đầu tư phần mềm HRM (Human Resource Management) là giải pháp dài hạn giúp lưu trữ đồng bộ và tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Một số phần mềm hiện nay còn tích hợp các tính năng báo cáo, nhắc hạn hợp đồng hay hỗ trợ kê khai BHXH.

Lưu trữ trên nền tảng đám mây (cloud)

Hình thức lưu trữ online trên Google Drive, Dropbox hay OneDrive. Được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính linh hoạt, dễ chia sẻ và truy cập từ xa. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn thông tin. Doanh nghiệp cần cài đặt bảo mật 2 lớp và phân quyền truy cập rõ ràng cho từng bộ phận.

Kết hợp nhiều hình thức

Với những doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi số. Việc kết hợp giữa hồ sơ giấy, file mềm, phần mềm quản lý là cách để vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý, vừa đảm bảo sự tiện lợi khi sử dụng.

Lưu ý nhỏ: Dù chọn cách lưu trữ nào, doanh nghiệp cũng nên có quy trình kiểm tra và cập nhật thông tin hồ sơ định kỳ (ví dụ mỗi quý/lần), tránh tình trạng thiếu sót, sai lệch gây ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động hoặc rắc rối khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự theo quy định pháp luật

Việc lưu hồ sơ nhân sự không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát thông tin tốt hơn mà còn đóng vai trò như bằng chứng pháp lý khi phát sinh tranh chấp, kiểm toán hoặc thanh tra. Theo quy định hiện hành, thời gian lưu trữ được áp dụng như sau:

Theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Khoản 2, Điều 4 của Nghị định này quy định:Doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ nhân sự ít nhất 10 năm sau khi người lao động nghỉ việc, kết thúc hợp đồng hoặc chuyển sang đơn vị khác.

Điều này giúp doanh nghiệp có đầy đủ cơ sở pháp lý để:

• Giải trình với cơ quan quản lý nhà nước khi cần.
• Truy xuất thông tin phục vụ chế độ bảo hiểm, thuế hoặc thanh tra lao động.
• Bảo vệ quyền lợi của người lao động sau khi đã nghỉ việc (ví dụ: rút BHXH một lần, khiếu nại chế độ,…).

Trường hợp hồ sơ liên quan đến tài chính hoặc các vấn đề pháp lý đặc thù

Trong một số trường hợp như: tranh chấp lao động, kiện tụng, sai phạm tài chính,… doanh nghiệp nên duy trì lưu trữ lâu hơn 10 năm, tùy theo mức mức độ quan trọng của tình huống và quy định từ phía cơ quan chức năng.

Đối với cộng tác viên, nhân sự thời vụ

Mặc dù không thuộc diện quản lý theo hợp đồng lao động dài hạn, nhưng các hồ sơ liên quan đến cộng tác viên cũng nên được lưu trữ ít nhất 5 năm, để đảm bảo truy cứu được thông tin nếu có yêu cầu thanh tra hoặc kiểm toán sau này.

Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng hồ sơ nhân sự bài bản?

Việc xây dựng hồ sơ nhân sự một cách bài bản luôn là bước đi cần thiết nếu doanh nghiệp muốn vận hành ổn định và phát triển lâu dài. Không chỉ để lưu trữ thông tin, hồ sơ nhân sự còn đóng vai trò quan trọng cho toàn bộ hoạt động quản trị con người trong tổ chức như:

• Đảm bảo tính pháp lý: Hồ sơ là căn cứ pháp lý quan trọng trong mọi tranh chấp hoặc kiểm tra liên quan đến lao động – bảo hiểm – thuế.
• Hỗ trợ công tác quản lý: Dễ dàng đánh giá quá trình làm việc, năng lực và lộ trình phát triển của từng cá nhân.
• Thực hiện nghĩa vụ với cơ quan nhà nước: Đảm bảo tính đầy đủ khi kê khai BHXH, thuế thu nhập cá nhân, chế độ thai sản, tai nạn lao động,…
• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Một doanh nghiệp có quy trình nhân sự rõ ràng, lưu trữ hồ sơ bài bản sẽ tạo được niềm tin với ứng viên và nhân viên nội bộ. Đây cũng là điều mà các đơn vị như Nhân sự Topaz luôn chú trọng trong chính sách nhân sự.

Những lưu ý khi xây dựng và lưu trữ hồ sơ nhân sự

Khi xây dựng và lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp cần chú trọng cả việc thu thập thông tin đầy đủ lẫn đảm bảo tính bảo mật, đồng thời giúp doanh nghiệp đáp ứng đúng các yêu cầu pháp luật hiện hành:

• Đối chiếu giấy tờ gốc: Trước khi lưu bản photo, nhân sự phụ trách nên kiểm tra kỹ, tránh thiếu thông tin hoặc sai lệch.
• Nên lưu bản cứng và bản mềm để dự phòng rủi ro thất lạc hoặc hư hỏng.
• Ưu tiên số hóa hồ sơ bằng phần mềm quản lý nhân sự, dễ tra cứu – tiết kiệm không gian lưu trữ.
• Định kỳ kiểm tra, cập nhật và loại bỏ các hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, tránh quá tải.
• Bảo mật thông tin: Hồ sơ nhân sự chứa nhiều thông tin cá nhân quan trọng, vì vậy cần hạn chế quyền truy cập và bảo quản đúng quy định.
• Lưu trữ khoa học: Sắp xếp theo mã nhân viên, phòng ban hoặc thời gian tiếp nhận giúp dễ tra cứu khi cần.
• Ứng dụng công nghệ: Tận dụng công nghệ như phần mềm quản lý nhân sự hoặc hệ thống lưu trữ trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hồ sơ, hạn chế rủi ro thất lạc và nâng cao tính bảo mật.

Kết luận

Hồ sơ nhân sự là một phần không thể thiếu trong hoạt động vận hành doanh nghiệp. Dù là doanh nghiệp quy mô lớn hay nhỏ. Việc xây dựng hồ sơ nhân sự bài bản, đầy đủ sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Hạn chế rủi ro và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản trị con người. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp hỗ trợ xây dựng, quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Nhân sự Topaz sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình tối ưu nguồn lực nội bộ.

NHÂN SỰ TOPAZ

Trụ sở chính: 37 Đường D15A, KP6, P. Phước Long B, TP Thủ Đức

Số điện thoại: 0788 777779

Trang web : https://cungunglaodong24h.vn/