Quản lý hồ sơ nhân sự bao gồm gì? Cách lưu trữ và quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Một hệ thống hồ sơ đầy đủ, được lưu trữ và quản lý khoa học sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật, hỗ trợ ra quyết định chính xác. Vậy hồ sơ nhân sự gồm những gì, cách lưu trữ ra sao và có những công cụ nào hỗ trợ nào? Hãy cùng Nhân lực Topaz tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây.

Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp toàn bộ giấy tờ, tài liệu, thông tin liên quan đến quá trình làm việc của người lao động trong doanh nghiệp. Bộ hồ sơ này bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bằng cấp, chứng chỉ, đánh giá năng lực, kỷ luật, khen thưởng và nhiều dữ liệu quan trọng khác.

Đây không chỉ là tài liệu pháp lý minh chứng cho mối quan hệ lao động mà còn là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi, quản lý nhân sự hiệu quả trong suốt quá trình làm việc.

Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì?

Tùy theo từng giai đoạn, bộ hồ sơ nhân sự sẽ có những loại giấy tờ khác nhau.

Hồ sơ nhân viên thử việc

• Sơ yếu lý lịch có xác nhận bởi địa phương.
• Đơn xin việc và CV cá nhân.
• Bản sao CMND/CCCD, hộ khẩu.
• Giấy khám sức khỏe trong khoảng 6 tháng gần nhất.
• Bằng cấp hoặc chứng chỉ có liên quan (photo và công chứng).

Hồ sơ nhân viên chính thức

• Hợp đồng lao động đã ký kết.
• Quyết định tiếp nhận và bổ nhiệm (nếu có).
• Thông tin BHYT, BHXH.
• Hồ sơ thuế thu nhập cá nhân.
• Các giấy tờ liên quan đến đào tạo, khen thưởng, kỷ luật.

Hồ sơ nhân sự đối với người lao động dưới 15 tuổi

• Văn bản đồng ý của người giám hộ hoặc cha mẹ.
• Giấy tờ chứng minh đã đủ độ tuổi hợp pháp.
• Hồ sơ sức khỏe đảm bảo đủ điều kiện lao động.
• Hợp đồng lao động riêng biệt với sự tham gia của người giám hộ.

Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, khoa học

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn hợp tác với công ty Nhân lực Topaz, chúng tôi là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ nhân sự uy tín. Không chỉ hỗ trợ về cung ứng lao động, cho thuê nhân công thời vụ/dài hạn, Topaz còn đồng hành cùng khách hàng trong việc tư vấn, xây dựng và quản lý hồ sơ nhân sự một cách bài bản, đúng chuẩn. 

Với kinh nghiệm thực tiễn, Topaz giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, vừa nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. Việc quản lý hồ sơ không chỉ là cất giữ mà còn cần có sự phân loại và sắp xếp khoa học để dễ dàng truy xuất, các doanh nghiệp có thể tham khảo qua các cách sau đây:

Phân loại những hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ

Doanh nghiệp nên phân chia hồ sơ theo nhóm: hồ sơ nhân viên đang làm việc, nhân viên nghỉ việc, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ thuế… Việc phân loại này giúp tiết kiệm thời gian tra cứu và tránh nhầm lẫn.

Xây dựng quy định chung về lưu trữ hồ sơ 

Nên thiết lập quy định thống nhất về cách đặt tên, sắp xếp và thời gian lưu trữ. Ví dụ: lưu trữ theo năm, theo phòng ban hoặc theo mã số nhân viên.

Lưu trữ hồ sơ nhân sự đúng cách, an toàn

Đối với bản giấy, cần sử dụng tủ chuyên dụng, có khóa bảo mật và phân chia theo từng file. Với dữ liệu điện tử, cần sao lưu trên hệ thống để tránh mất mát.

Kiểm tra, cập nhật hồ sơ thường xuyên và định kỳ

Hồ sơ nhân sự cần được rà soát định kỳ để bổ sung, cập nhật thông tin mới và loại bỏ các tài liệu không còn giá trị.

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, an toàn

Thay vì quản lý thủ công, nhiều doanh nghiệp hiện nay ứng dụng phần mềm HRM (Human Resource Management). Các phần mềm này giúp:

• Quản lý dữ liệu tập trung và dễ dàng tìm kiếm.
• Hỗ trợ lưu trữ hợp đồng, chấm công, bảng lương, bảo hiểm.
• Tự động cập nhật và nhắc nhở các mốc quan trọng như hết hạn hợp đồng.
• Tiết kiệm thời gian, giảm sai sót so với cách lưu truyền thống.

Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hiện nay có 3 cách phổ biến để lưu trữ hồ sơ:

• Lưu trữ hồ sơ nhân sự truyền thống: Sử dụng hồ sơ giấy, lưu trong tủ, kệ chuyên dụng. Ưu điểm là dễ kiểm soát trực tiếp, nhưng tốn diện tích và dễ hỏng hóc.
• Lưu trữ hồ sơ nhân sự trên phần mềm quản lý: Sử dụng phần mềm HRM giúp tiết kiệm thời gian, dễ dàng truy cập dữ liệu, giảm rủi ro thất lạc.

• Lưu trữ hồ sơ nhân sự trên cơ sở dữ liệu đám mây: Xu hướng hiện đại cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi, bảo mật cao, phù hợp với doanh nghiệp nhiều chi nhánh.

Tầm quan trọng của lưu trữ hồ sơ nhân sự

Lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học mang lại nhiều giá trị to lớn như:

• Quản lý nhân sự hiệu quả: Giúp theo dõi tình trạng làm việc, đánh giá năng lực và ra quyết định chính xác.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đặc biệt trong thanh tra lao động.
• Tạo dựng niềm tin với nhân viên: Việc quản lý minh bạch giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng.
• Giải quyết tranh chấp: Khi phát sinh mâu thuẫn, hồ sơ là bằng chứng pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.

Kết luận

Hồ sơ nhân sự là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực. Việc xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học, kết hợp cùng các giải pháp quản lý hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro và tăng tính minh bạch. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý và tối ưu nguồn nhân lực, hãy liên hệ ngay với Topaz để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết nhất!