NHỮNG GÌ BẠN CẦN BIẾT VỀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC?
Hồ sơ công việc được coi là tài sản có giá trị của các doanh nghiệp nhưng vẫn còn nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoăn về cách quản lý hồ sơ công việc. Đừng lo, Nhân sự Topaz sẽ giúp cho bạn hiểu rõ về hồ sơ công việc cũng như cách để quản lý chúng hiệu quả nhất.
Hồ sơ công việc là gì?
Hồ sơ công việc được hiểu là một bảng tóm tắt, ghi lại khái quát về thông tin của một người ở một vị trí nào đó trong doanh nghiệp, được nảy sinh ra trong quá trình làm việc của một cá nhân tại tổ chức.
Xem thêm: Đi Phỏng Vấn Mặc Gì? Bí Kíp Ghi Điểm Từ Cái Nhìn Đầu Tiên
Các loại hồ sơ công việc
- Hồ sơ nguyên tắc: các văn bản có nội dung về quy phạm pháp luật về các mặt của công tác nghiệp vụ nhất định.
- Hồ sơ chuyên ngành: lưu trữ các thông tin thuộc một ngành cụ thể như các văn bản của luật sư, cơ quan công an, hồ sơ liên quan của các vụ án của Viện kiểm sát nhân dân
- Hồ sơ nhân sự: các thông tin được lưu trữ trong hồ sơ này có liên quan đến một cá nhân như hồ sơ của bệnh nhân, hồ sơ cán bộ, hồ sơ đoàn viên.
Các bước cần thiết để quản lý hồ sơ công việc
Bước 1 : Tiến hành thu thập hồ sơ và sắp xếp
Các nhân sự đảm nhiệm chức vụ này có nhiệm vụ cần phải thu thập và sắp xếp các hồ sơ kèm theo các thông tin như giấy tờ, công văn. Hồ sơ sẽ được sắp xếp theo trình tự thời gian diễn ra từ trước đến sau cùng.
Bước 2: Lập biên mục cho hồ sơ
Hồ sơ cần được biên mục với các thông tin cụ thể như sau:
- Cần ghi rõ theo thứ tự các thông tin chi tiết trong hồ sơ cần được biên mục
- Nêu rõ ký hiệu của văn mục đó
- Ghi cụ thể văn bản được ban hành trong thời gian nào
- Nêu rõ tác giả của hồ sơ
- Cần trích yếu nội dung trong văn bản
- Ghi rõ số tờ đính kèm
Bước 3: Cần tiến hành nộp hồ sơ vào cơ quan lưu trữ
Trước khi quản lý hồ sơ thì cần nộp chúng vào cơ quan lưu trữ và thời gian cho từng loại tài liệu là khác nhau, được tóm tắt cụ thể như sau:
| Loại tài liệu | Thời gian cần tiến hành lưu trữ |
| Tài liệu hành chính | sau 12 tháng khi công việc được hoàn tất |
| Tài liệu xây dựng nội bộ | sau 3 tháng từ ngày công trình được quyết toán |
| Tài liệu khoa học công nghệ, nghiên cứu | sau 12 tháng kể từ khi nghiệm thu |
| Tài liệu chuyên môn: video, phim, ảnh | sau 3 tháng khi hoàn thành dự án |
Lưu ý: Khi bàn giao có nhân có trách nhiệm cần tiến hành kiểm tra đối chiếu so sánh tính chính xác của danh mục hồ sơ sau đó lập hồ sơ bàn giao và mỗi bên giữ một bản.
Bước 4: Thực hiện công tác quản lý và bảo quản hồ sơ
Để quản lý tài liệu hiệu quả và khoa học nhất người đảm nhận cần tiến hành sắp xếp và hệ thống hóa. Trong quá trình này, cần xác định giá trị và thời hạn bảo quản của tài liệu, đồng thời xây dựng công cụ tra cứu, tìm kiếm.
Sau khi hệ thống hóa, quản lý cần tiếp tục cập nhật danh mục hồ sơ và phối hợp nhiều biện pháp bảo quản để kéo dài tuổi thọ tài liệu.
Xem thêm: Dịch Vụ Chuyển Kho Xưởng – Nhanh Chóng, Uy Tín 2025
Hạn chế của công tác quản lý hồ sơ công việc thủ công
Ngày nay công nghệ số ngày càng phát triển và chi phối mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, việc tiếp tục lưu trữ hồ sơ theo kiểu truyền thống bằng giấy tờ không chỉ khiến doanh nghiệp tụt lại phía sau, mà còn phát sinh nhiều hệ lụy ảnh hưởng đến chi phí, hiệu suất và khả năng thích nghi với chuyển đổi số.
Tốn kém nhưng không hiệu quả
Việc in ấn, lưu trữ, bảo quản và phân loại hồ sơ giấy đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào rất nhiều hạng mục từ vật tư đến mặt bằng và nhân lực. Những chi phí này không chỉ làm tăng ngân sách vận hành lên gấp bội mà còn khó kiểm soát khi tài liệu ngày càng nhiều, đặc biệt với các đơn vị có quy mô lớn hoặc lĩnh vực đặc thù như pháp lý, tài chính, hành chính.
Nguy cơ thất lạc và khó kiểm soát
Hồ sơ giấy rất dễ rơi vào tình trạng không nhớ vị trí, sắp xếp lộn xộn hoặc bị hư hại do điều kiện môi trường xung quanh như mối mọt, ẩm ướt. Việc ghi chú hoặc theo dõi thủ công cũng khiến thông tin dễ bị bỏ sót hoặc ghi sai, dẫn đến tình trạng tìm không thấy tài liệu khi cần hoặc sử dụng nhầm thông tin đã lỗi thời.
Thiếu linh hoạt, khó truy xuất nhanh
Khi cần tra cứu lại các tài liệu cũ, nhân viên thường phải mất nhiều thời gian lục tìm trong hàng chục, thậm chí hàng trăm tập hồ sơ. Quá trình này không chỉ làm chậm tiến độ công việc mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng hoặc đối tác khi doanh nghiệp không thể cung cấp thông tin kịp thời. Việc cập nhật hoặc chỉnh sửa nội dung trong hồ sơ giấy cũng rất thủ công và tốn công sức.
Xem thêm: Tổng hợp các phương pháp quản lý nhân sự tối ưu nhất!
Biện pháp tối ưu quản lý hồ sơ công việc hiệu quả
Các điểm hạn chế ở trên đã khiến nhiều doanh nghiệp cân nhắc và họ đang dần chuyển sang sử dụng các công nghệ số hóa. Đặc biệt, CoDX Document là một trong những công cụ thông minh đang được các doanh nghiệp tin dùng để giúp tối ưu hóa công tác quản lý văn bản nội bộ.Việc sử dụng CoDX Document giúp loại bỏ chi phí in ấn, lưu trữ vật lý và quản lý nhân sự, từ đó giảm thiểu đáng kể chi phí vận hành.
- Tài liệu được tập trung trên hệ thống duy nhất, giúp việc theo dõi, kiểm tra và báo cáo trở nên đơn giản và nhanh chóng.
- Với phần mềm quản lý, nhân viên không còn phải tốn thời gian tìm kiếm hay phân loại tài liệu thủ công, mà có thể truy xuất thông tin ngay lập tức.
- CoDX Document tích hợp công nghệ OCR, giúp tìm kiếm tài liệu qua từ khóa nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.
Để nâng cao khả năng quản lý hồ sơ công việc, bạn cần hiểu rõ các bước thực hiện công việc bảo quản cũng như công cụ bổ trợ mà Nhân sự Topaz đã đề cập. Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Trụ sở chính: 37 Đường D15A, KP6, P. Phước Long B, TP Thủ Đức
Số điện thoại: 0788 777779
Website: https://cungunglaodong24h.vn
